Access Boş Kayıtlara Engel Olmak
Daha önce de bahsedildiği üzere, veritabanını tasarlayan kişi ile bu veritabanına bilgi girecek kişi aynı insan olmayabilir. Veri girenler, özellikle de girilmesi gereken çok fazla bilgi mevcutsa bazen bir kaydın alanlarını atlayarak boş veri girebilirler. Böyle bir durumla karşılaşmamak için Access 2010’un basit ama güçlü bir özelliğini kullanabilirsiniz. Gerekli bilgi olarak belirtme olarak da tanımlayabileceğimiz bu ayar, belli alanları Gerekli olarak işaretlemek için yapılandırılabilir. Diğer bir deyişle, seçtiğiniz alana bir bilgi girilmesinin zorunlu olduğunu belirtir ve boş bırakılmasına izin vermemiş olursunuz.
Aşağıdaki adımları izleyerek bu ayarı yapılandırabilirsiniz:
1. Tablonuzda daha önce hazırladığınız veya yeni oluşturacağınız alanları düzenlemek için Tasarım Görünümü’ne geçin. Bunun için şerit’teki Giriş sekmesinde bulunan Görünüm düğmesini tıklayabileceğiniz gibi, tablo adlarının sıralandığı alandaki ilgili sekmeyi farenin sağ tuşuyla tıklayıp, ekrana gelecek olan menüdeki Tasarım Görünümü’nü de seçebilirsiniz.
2. Boş bilgi kabul etmemesini istediğiniz alanı belirleyin ve tıklayarak bu alanı seçin.
3. Ekranın alt kısmında bulunan Alan Özellikleri listesindeki Gerekli seçeneğini bulun. Varsayılan olarak, bu özelliğin değeri Hayır’dır. Metin kutusuna elle Evet yazın veya sağ taraftaki metin kutusunun en sonunda bulunan aşağı yönelmiş ok simgesine sahip düğmeyi tıklayın ve açılacak olan listede Evet’i seçin.
4. Yine Alan Özellikleri seçenekleri arasında bulunan Sıfır Uzunluk İzni değeri varsayılan olarak Evet’dir. Bunu değiştirerek Hayır yapın. Bu ayar alana en az bir karakter uzunluğunda bir veri yazılmasını zorunlu kılar.
5. İstediğiniz sayıda alan için bu özellikleri değiştirerek bilgi girişini zorunlu hale getirebilirsiniz. Düzenlemeniz bittikten sonra Tasarım Görünümü’ne geçerken kullandığınız işlemleri tekrarlayarak, tekrar Veri Sayfası Görünümü’ne geçin. Access 2010 bir uyarı penceresi görüntüleyerek tabloyu kaydetmek isteyip istemediğinizi soracaktır, Evet düğmesini tıklayın. Hayır’ı seçerseniz, yaptığınız değişiklikler kaydedilmeyecektir ve ayarlar tekrar ilk haline döndürülecektir. Access 2010, Tasarım Görünümü’nde tablo veya alanlar üzerinde değişiklik yaptıktan sonra tekrar Veri Sayfası Görünümü’ne geçmek istediğiniz her zaman size bu iletişim kutusuyla uyaracaktır. Eğer yaptığınız değişikliklerden eminseniz, Evet düğmesini tıklayıp devam edebilirsiniz.
Veri Sayfası Görünümü’ne döndükten sonra yeni bir kayıt oluşturun ve biraz önce Gerekli özelliğine Evet parametresi atadığınız alana geldiğinizde buraya herhangi bir bilgi yazmadan kaydı tamamlayın. Kaydın en son alan bilgisini de doldurduktan sonra klavyede Enter tuşuna basarak veya yön tuşlarıyla hareket ederek başka bir kayda geçmeye çalışırsanız; Access 2010 bir hata mesajı görüntüleyerek, Gerekli özelliği ayarlanmış alana bir değer girmenizin zorunlu olduğunu size bildirecektir. Başka bir deyişle, örneğin; personel adı alanı için bu ayarı yaptıysanız mutlaka bir isim bilgisi girmeniz gerekecektir. Aksi takdirde işleme devam edemezsiniz.
